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信息数字化发展对高职院校档案管理工作的影响分析

来源:教育教学论坛     2019-3-13 20:51:15      点击:

郁媛媛

摘要:21世纪是数字信息化时代,信息数字化已经渗透到了人类生产生活的各个领域,并且受到人们的广泛青睐。现在高职院校的档案管理,也正在运用信息数字化方法,它顺应了档案管理发展需要,有效提高了高校档案利用率及校园管理水平。然而,当前高职院校在档案管理方面存在一些问题,仍需进一步改进。本文主要对信息数字化对高职院校档案管理工作的影响进行分析,希望能对高职院校档案管理水平的提高有所裨益。

关键词:信息数字;高职院校;档案管理

中图分类号:G647 文献标志码:A 文章编号:1674-9324(2018)42-0017-02

在新时代条件下,计算机网络技术的迅猛发展,已经把我国推进到了信息化时代。为适应时代需求,如何实现高职院校档案管理系统的网络化建设,已成为高职院校相关部门和档案人员亟待解决的问题。档案作为重要信息介质,是学校科学管理、健康发展的重要保障。所以,建立科学合理的信息化、网络化的档案管理系统是当务之急。本文则从不同角度,针对信息数字化发展对高职院校档案管理的影响进行阐述,希望能为提升高职院校档案管理水平提供一些参考性建议与帮助。

一、信息数字化在档案管理方面的优势

(一)满足高职院校档案管理的发展需要

随着社会的快速发展,大量实用性人才已成为时代的迫切需要,而高职院校的教育方向和模式,则有效适应了这种要求,相关领域和部门对职业教育也十分关切,所以高职院校在做好人才培养的同时,也应运用信息数字化管理手段进行档案管理,做好档案管理工作,以适应高职院校的管理需求,实现对大批人才的科学管理。另外,高职院校在运用信息技术对档案进行管理的同时,也在一定程度上增强了学生的信息管理能力,促进了高职院校的教学管理,提高了学生就业率。

(二)档案管理更具逻辑性

载体和信息是档案的重要组成部分,然而这两个部分与数据档案管理都有着密不可分的联系,所以便有了两种基本的档案管理内容和管理方式:物理管理和数据流管理。传统档案管理的管理内容和管理方式主要为物理管理,纸质文件为物质介质的基本管理对象,而信息数字化档案管理的管理内容和管理方式则主要为数据流管理,档案的数据信息为基本管理对象。管理方式和管理内容逐渐过渡到逻辑管理[1]。信息数字化的档案管理方式有利于对遗漏文件进行补漏增缺,传统的文书管理方式一旦遇到文件收集不全或者漏交档案的情况,就必须要拆卷重做。而信息数字化档案管理就可以有效弥补这个缺陷,灵活地进行档案的补漏增缺,从而使得档案信息更加完善,有效提高档案管理的工作水平。

(三)有效提高档案管理的效率和安全性

对高职院校档案管理进行网络化设计,建立起信息数字化的档案管理系统,这对档案管理工作极为重要,能够极大提高档案管理的质量和效率。传统的档案管理只注重收集和保管,并没有对档案进行资源开发和研究利用,致使有效资源浪费严重,资源利用率较低。信息数字化的档案管理,正好可以弥补这些不足,将资源进行合理的利用和分配,充分发挥出资源的积极作用。此外,传统的档案管理中,档案查阅者可以利用卷中的一份文件查看到整卷档案的内容,这不利于档案的安全性和保密要求。而信息数字化档案管理可以设置权限,将其改为单个信息查询模式,查阅者只能查看自己需要查看的那部分档案,无法触及和所提要查看档案无关的文件,进而有效地提高了档案的保密性、安全性。

二、信息数字化档案管理的不利影响

传统的档案管理方式不能适应这个快节奏的现代化模式,因此高职院校必须运用信息数字化的手段对档案进行管理。但是信息数字化在给档案管理带来高效率的同时,也存在一些弊端,我们要对信息数字化档案管理的不利影响有充分的了解,从而辩证地运用信息数字化手段。信息数字化档案管理的不利影响,主要体现在以下两个方面:第一,设备上的问题可能会造成大量的设备浪费[2]。目前许多高职院校的管理部门对信息数字化档案管理模式并没有一个深刻的理解,管理人员的信息管理水平普遍偏低,不懂得怎样利用先进的技术和设备,许多先进的设备在引进后因为不知道怎样进行有效利用而被闲置在档案室里。第二,对管理人员提出更高的要求。要做好信息数字化档案管理,档案管理人员必须具备更高的信息管理水平,因此,许多原来从事档案管理的人员将无法适应档案管理的工作需求,这将会出现管理人员的变动问题,给档案管理带来安全隐患。

三、加强高职院校信息数字化档案管理的具体措施

(一)完善相关的制度和法律法规建设

在高职院校数字化档案管理中,安全问题一直是一个不可回避的话题,其原因在于:现在高职院校的信息数字化檔案管理没有相关法律法规的保障,所以相关管理者和责任人必须对症下药,尽快建立信息数字化档案的法律法规体系。并且,高职院校自身也要建立、执行与完善信息数字化档案安全制度,保障数字档案安全,并从制度和法制层面给予根本保障。

(二)制定数字化档案管理标准

数字化档案管理在给高职院校的档案管理提供新方法、新机遇的同时,也给档案管理工作带来巨大困难和挑战。所以,高职院校要高度重视档案的数字化管理,加大投入,引进先进设备,研发自主管理软件,制定严格的数字化管理标准,建全数字化档案管理系统,全程跟踪档案的记录、保存、使用和管理,确保档案的安全性和服务能力。另外,要将各种纸质档案扫描成电子档案,建立数字档案数据库,把纸质档案和电子档案相结合,降低纸质档案的破损率,提高档案完整性,确保数字档案的工作效率。此外,完善档案管理的配套设施和服务,比如参照图书馆书目管理系统建立档案管理系统,便于档案检索和查阅,提高档案管理和利用水平。

(三)提高档案管理人员素质和信息管理水平

引进档案管理类的专业软件,可以有效提升高职院校信息化档案管理的工作效率,因此高职院校的档案负责人需要定期对档案管理人员进行思想教育和技能培训,让档案管理人员明确档案管理的重要性,端正工作态度,提高专业技能和工作能力。建立一个科学的奖惩制度,对于在工作中没有出错误或者极少犯错误的员工进行奖励,对于在工作中表现差、态度不端正的员工进行惩罚。学校还应定期组织档案管理人员去其他优秀高校学习考察,学习其他学校先进的信息数字化管理经验,对本校档案管理工作进行积极整改。学校也可以定期邀请信息数字化档案管理专家来校进行指导培训,解决学校档案管理人员在工作中遇到的各种问题,提高学校整体档案管理水平。

四、结语

综上所述,高职院校的档案管理是一项非常复杂、重要的工作,因此在进行档案管理工作之前,要对高职院校档案管理的影响进行充分分析。档案管理人员必须积极更新工作意识,采取现代信息数字化管理系统对学生的档案信息进行分类和整理,从而提高学籍和学校各类资源的管理效率,让档案管理充分发挥作用,更好地为高职院校的健康发展服务。

参考文献:

[1]徐懿.信息数字化发展对高职院校档案管理工作的影响分析[J].安徽警官职业学院学报,2017,16(2):104-106.

[2]冯江博.信息数字化对高职院校档案管理的影响[J].读写算:教研版,2014,(24):326-326.


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